Pour ne pas vous laisser surprendre par ce type de questions et avoir une réponse un peu plus originale que la plupart des candidats, il est important de maîtriser cette notion, définition, enjeux, quels en sont les avantages et les limites ? Voici quelques pistes de réflexions…
1. Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation permet de numériser tous les supports papiers d’une entreprise. Grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent basculer du document classique papier vers un format numérique, voire vers le « zéro papier ». Ce type de méthode doit être accompagné d’une GED (gestion électronique des documents), qui permet de gérer, stocker et modifier les documents.
La dématérialisation permet donc de numériser à la fois des relevés bancaires, des factures, bulletins de salaires ou encore des bons de livraisons. Il est également possible de leur donner une valeur juridique, un statut de confidentialité ou de les signer.
Des services comme les ressources humaines, la comptabilité ou encore les achats peuvent être automatisés grâce à la dématérialisation, cela entraîne donc une potentielle réorganisation, il ne s’agit pas seulement de scanner des documents papiers.
La dématérialisation est aujourd’hui rentrée dans les mœurs. Elle fait partie de la transformation digitale des sociétés et services administratifs, dans tous les domaines. Ainsi, les entreprises se dirigent vers le tout numérique, une abondance d’informations et des tâches effectuées à distance.
Voilà quelques-unes des évolutions auxquelles doivent faire face les collectivités, les entreprises actuelles. Le travail va ainsi évoluer vers des supports digitalisés.
L’État et la dématérialisation
Le gouvernement a prévu et organisé la dématérialisation des échanges, notamment dans des dispositions de 1999 et dans la loi sur la Société de l’Information. Il fait plus qu’accepter, puisqu’il impose parfois les échanges électroniques, notamment dans le domaine fiscal (télé-déclaration – voir ce dossier) et médical (carte Vital).
L’État ne souhaitant pas être une autorité de certification, il se positionne comme un des clients des systèmes à clé publique. Les CA (Autorités de Certification) sont l’interlocuteur auprès de l’Etat et sont responsables des certificats qu’ils gèrent.
Les collectivités et la dématérialisation
Depuis plusieurs années, les collectivités territoriales ont engagé des recherches d’économies pour contribuer au redressement des finances publiques locales et nationales. Parmi les voies explorées, les démarches de digitalisation occupent une place grandissante.
Il est difficile de trouver des chiffres fiables et précis pour quantifier la digitalisation dans les collectivités. Ce constat s’explique d’abord par le flou autour du terme « digitalisation ».
Parle-t-on de transformation numérique ? De dématérialisation ? De smart city pour reprendre un terme désormais très répandu ?
Une définition globale retient que la digitalisation regroupe toutes les situations dans lesquelles les TIC sont utilisées pour améliorer les échanges, interactions et transactions entre l’administration et les autres parties prenantes.
Dans les réformes des organisations publiques, on parle d’administration électronique. Ce concept englobe une variété de pratiques, dont on peut mesurer quatre phases d’avancement :
- La phase d’information consistant à créer un site Internet destiné à diffuser de l’information.
- La phase d’interaction introduisant, au sein du site Internet, des outils de communication électronique personnalisés.
- La phase de transaction proposant des procédures sur le site afin que l’usager puisse réaliser des démarches en autonomie.
- Et la phase d’intégration, consistant à mettre en place une organisation capable d’offrir aux usagers des services flexibles, personnalisés et de qualité en multipliant les télé-procédures comme les guichets uniques.
Plusieurs arguments plaident en faveur de cette digitalisation, notamment une diminution des coûts de prestation et des gains de temps en interne, et un rapprochement avec l’usager.
La dématérialisation des documents
La digitalisation des documents facilite l’accès à l’information pour vos collaborateurs, ce qui est un progrès indéniable. Toutefois, de nombreuses entreprises émettent des objections quant à sa mise en pratique. En effet, il y a vraie différence entre un plan basique de numérisation et certains documents d’ordre confidentiel ? Comment, dans ce cas de figure, garantir la sécurité des informations ? Comment valider la légalité d’une signature électronique de contrat ?
Pour faire simple, tous vos documents peuvent être dématérialisés et concernés par le flux. D’après la loi, les documents de type électronique ont une valeur similaire aux documents papier.
Votre société a ainsi la possibilité de procéder à la numérisation des documents manuscrits et à les classer électroniquement. Les fichiers, communications et process de travail mis en place numériquement rentrent dans le cadre d’une dématérialisation native. Les documents électroniques natifs bénéficient d’un certificat de scellement afin d’être authentifiés.
2. Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
La numérisation vous permet de gagner un temps fou et de mettre rapidement la main sur un document, contrairement à une « jungle » de papiers dans lequel il faut trouver l’aiguille parmi une botte de foin. Ainsi, votre entreprise gagne de l’argent et se révèle plus productive.
Qui plus est, ces documents deviennent accessibles et modifiables à distance. Inutile d’être sur place pour consulter des informations ou pour réaliser des impressions.
Gain de place
L’un des avantages les plus évidents de la dématérialisation, c’est le gain de place que cela permet. En effet, cela permet d’éviter le stockage massif et inutile. L’une des problématiques de certaines PME est l’optimisation de l’espace des bureaux, la dématérialisation permet d’éviter les étagères ou cartons remplis de papiers qui pourraient aussi bien se trouver sur des serveurs en format numérique.
Amélioration de la productivité
Grâce à la numérisation des documents, vos collaborateurs gagneront énormément de temps car ils auront accès aux informations dont ils ont besoin en seulement quelques clics. Ils n’auront plus besoin de se déplacer directement et de perdre du temps dans la recherche des documents dont ils ont besoin.
Vous aurez une meilleure traçabilité des documents dont vous avez besoin et cela vous permettra d’avoir accès à tous vos documents à distance rapidement et facilement. Il n’est plus nécessaire d’être sur place pour avoir accès aux documents ou pour les modifier.
Grâce à ces économies de temps, vos collaborateurs pourront se concentrer sur des tâches génératrices de valeurs pour l’entreprise. De plus, avec les logiciels de gestion des documents en ligne, vous recevez une notification à chaque fois qu’un document attend votre intervention et vous ne perdez plus de temps dans la transmission de l’information, le traitement des documents est plus rapide et plus efficace.
Économie
Votre entreprise utilisera moins de papier, moins d’encre et libérera de la place dans vos bureaux, cela peut représenter d’importantes économies.
- accélération des flux,
- diminution des coûts de traitements,
- diminution des frais d’envoi (affranchissement)
- suppression d’une grande partie des surfaces de stockage, notamment les surfaces intermédiaires (lors des étapes de traitement des documents).
Des effets positifs réels pour les collectivités
De nombreuses recherches portant sur les coûts ont mis en évidence les effets positifs des démarches de digitalisation à la fois pour la collectivité, les agents et le public (usagers, contribuables, bénéficiaires).
On observe ainsi des gains de productivité par la réduction de la charge de travail des agents et l’automatisation d’activités, la suppression de certaines tâches pénibles, comme la saisie manuelle, l’archivage ou les photocopies. Mais également la réduction des frais généraux, la simplification du fonctionnement des organisations publiques par l’amélioration de la diffusion de l’information en interne, et le rapprochement avec l’usager par la participation ou la co-production de services (activités périscolaires, vie de quartier, participation à la gestion des espaces verts dans certains quartiers, etc.).
On note aussi une amélioration de la qualité des prestations, comme les guichets uniques facilitant la satisfaction des demandes, et la diminution des contraintes horaires des services administratifs. À titre d’exemples, la flexibilité horaire pour les accès aux bibliothèques et gymnases avec des badges, l’inscription en ligne à la cantine et à la garderie ou la nouvelle chaîne de paiement électronique des amendes.
Des recherches récentes auprès des collectivités sont plus nuancées et signalent l’apparition de nouvelles contraintes et de coûts cachés indirects. Il s’agit de coûts non recensés dans le plan comptable, globalisés et donc peu ou non identifiés par l’organisation, qui viennent limiter voire annihiler les effets bénéfiques.
Les inconvénients de la dématérialisation
De nombreuses entreprises n’ont pas encore cédé aux sirènes du tout numérique. Principalement à cause de la sécurité, comme nous le disions auparavant. Il s’agit d’un véritable inconvénient pour ce qui a trait à la dématérialisation.
Le vol d’information ou l’espionnage par la concurrence peut nuire grandement à une entreprise. C’est pour cela que beaucoup de sociétés gardent la documentation version papier pour éviter tout problème.
Une nuance, toutefois à apporter. Le risque de piratage peut être limité grâce à des logiciels de protection et l’archivage électronique qui limite les actions inhérentes à l’utilisateur concernant les données.
La dématérialisation, contrairement à ce qu’on pense, coûte cher. Les données sont, en effet, considérables. Il faut alors acheter du matériel informatique sophistiqué et dernier cri, pour permettre le stockage de cette quantité astronomique d’informations. Là aussi, pas facile pour certaines petites entreprises, qui se lancent, d’investir massivement dans du matériel neuf et performant.
Si la digitalisation à des avantages certains, sans doute supérieurs à ses quelques inconvénients, il faut anticiper cette transformation, faire appel à des personnes compétentes, et ainsi réaliser en douceur la transition vers un monde sans papier, avec moins de contraintes, un vrai gain de temps et une productivité démultipliée.
3. Quelles peuvent être les limites de la dématérialisation ?
Même si la dématérialisation présente énormément d’avantages, se pose toujours la question de la sécurité des informations. Certains documents sensibles se retrouvent donc sur un serveur ou un cloud. Cependant il est simple de remédier à cela avec l’un des nombreux logiciels de protections qui existent aujourd’hui.
Une digitalisation coûteuse pour les collectivités
La digitalisation nécessite un certain nombre d’investissements en formation du personnel, des coûts de maintenance informatique et matérielle (modification du système d’information), et des délais pour qu’à la fois le personnel et la technique s’adaptent au fonctionnement de travail.
Une enquête réalisée fin 2020 sur les intercommunalités illustre ces difficultés.
Parmi les collectivités, une ville de l’ouest de la France de plus de 150 000 habitants, a ainsi mesuré son rapport bénéfice-coût, et il en ressort une quasi-équivalence entre les investissements et les gains financiers obtenus et à venir.
On aboutit ainsi à des situations paradoxales où les démarches de digitalisation permettant de réaliser des économies entraînent à court terme l’inverse, avec des investissements numériques et des coûts supplémentaires pour la collectivité. Ces investissements supplémentaires sont souvent dus aux coûts cachés qui étaient mal ou non anticipés, comme les formations, la rédaction de nouvelles procédures de travail, les négociations avec les agents autour des contraintes de flexibilité et le temps d’explication aux usagers.
Un coût pour l’usager
Des coûts cachés indirects émergent aussi de la numérisation des relations avec les citoyens. Ils concernent notamment le renforcement du travail prescrit pour l’usager et l’accès inégal aux outils numériques, souvent dû à l’écart générationnel ou aux territoires plus isolés et mal équipés.
Des procédures informatiques vont par exemple encadrer le travail demandé à l’usager-coproducteur de services, mais avec deux conséquences bien distinctes. D’une part, les processus informatisés induisent des effets pervers sur l’organisation du travail tels que devoir délivrer des services dans des temps raccourcis en respectant les obligations de transparence, de qualité et d’égalité d’accès au service public. D’autre part, le transfert d’activité se réalise vers le citoyen qui doit s’équiper et être sensibilisé au monde numérique.
Des inégalités structurelles
Rappelons par ailleurs que dans de nombreuses communes en France, vit une population vieillissante, environ 19,6 % de la population a au moins 65 ans actuellement, souvent éloignée des réseaux Internet les plus développés.
Dans ce contexte, les effets positifs de la digitalisation deviennent subitement moins nombreux, voire contre-productifs.
Pour ces collectivités, l’interaction physique est délaissée, remplacée par une relation virtuelle qui n’est préparée ni en termes de technologies (investissement en matériel informatique et en fibre optique), ni en termes de compétences (formation et accompagnement des populations les plus fragiles face à la digitalisation).
Alors qu’elle en est un des enjeux principaux, la recherche d’économies peut finalement entraver la portée de la digitalisation. Ainsi, la fermeture d’accueils physiques dessert encore davantage les populations privées de la digitalisation des services publics, comme les personnes âgées ou les territoires en difficultés économiques et/ou mal connectés.
Le transfert des interfaces physiques vers les grandes métropoles accentue les déséquilibres territoriaux et entretient l’émergence de déserts économiques. Par exemple la fermeture d’accueil de mairies, d’écoles, de services de santé, etc. Les médias les relaient avantageusement dès lors que des services d’État sont menacés (agences du Trésor public, gendarmerie…).
Notions légales
Les précautions prises varient donc suivant le format d’origine (papier ou électronique) et la valeur que l’on veut attribuer au document. Plusieurs textes nationaux et européens définissent différentes modalités pas toujours claires ou compatibles entre elles. Ces modalités découlent notamment de plusieurs notions :
- la dématérialisation vue par le législateur,
- spécifiquement, la dématérialisation des factures, dite dématérialisation fiscale,
- le moyen de la preuve,
- l’archivage légal.